Kehityskeskustelussa työntekijän olisi hyvä olla äänessä huomattavasti esimiestä enemmän. Minimirajana voisi pitää vähintään puolta keskusteluajasta. Onpa esitetty, että hyvässä kehityskeskustelussa työntekijä olisi äänessä jopa 80 prosenttia ajasta ja esimies vain 20 prosenttia.
Miksi työntekijän kannattaa pyrkiä siihen, että hän on äänessä suurimman osan kehityskeskusteluun varatusta ajasta? Perustelut löytyvät mahdollisuudesta vaikuttaa omaan työhön, työedellytyksiin ja kehittymiseen sekä esimiehen käsitykseen mm. henkilön työsuorituksista, osaamisesta, motivaatiosta, potentiaalista ja kiinnostuksen kohteista. Esimiehen käsityksillä puolestaan voi olla merkittäviä vaikutuksia myös palkkaukseen, vaikka palkkausta ei kehityskeskusteluissa käsitelläkään.
Kyetäkseen vaikuttamaan asioihin ja hoitamaan oman osuutensa vuorovaikutuksesta työntekijän kannattaa valmistautua mahdollisimman hyvin kehityskeskusteluun. Varsin usein esimiehet kysyvä neuvoa siihen, miten saisivat ryhmänsä hiljaiset jäsenet puhumaan kehityskeskustelussa. Ratkaisun avaimet löytyvät hyvästä valmistautumisesta. Mitä paremmin henkilö on valmistautunut, sitä enemmän hänellä on sanottavaa ja kerrottavaa ja sitä todennäköisemmin hän puhuu, kertoo ja keskustelee asioista. Esimiehen kannatta pohtia, miten saa ryhmänsä jäsenet valmistautumaan kehityskeskusteluihin.
Aktiiviset, sanavalmiit, ulospäin suuntautuneet ja puheliaat keskustelijat ovat kyllä mielellään äänessä, mutta keskustelu saattaa rönsyillä niin, että kehityskeskustelun tarkoituksen toteutuminen ja tavoitteiden saavuttaminen vaarantuvat. Sopiva määrä vapaamuotoista keskustelua ja jutusteluakin parantaa keskusteluilmapiiriä, lähentää keskustelijoita ja edistää kehityskeskustelun onnistumista. Asiassa pysymistä ja keskustelun ohjausta auttaa, jos keskustelijoilla on yhteinen näkemys kehityskeskustelun tarkoituksesta, tavoitteista ja käsiteltävistä asioista.
Miksi esimiehen sitten kannattaa kuunnella, antaa työntekijän puhua ja vaikuttaa? Osa vastauksesta löytyy pohtimalla kysymystä, milloin olet viimeksi vastustanut jotain omaa ideaasi, ehdotustasi tai suunnitelmaasi?. Tällaista oman idean, ehdotuksen tai suunnitelman vastustajaa on erittäin vaikea jopa mahdotonta löytää. Joskus joku luulee vastustaneensa, kun on muuttanut käsityksiään saatuaan uutta tietoa tai pohdittuaan asiaa jonkun aikaan. Tämä ei kuitenkaan ole vastustamista, vaan tavallista hyvää käytäntöä. Ensimmäinen reaktio omaan ideaan, ehdotukseen tai suunnitelmaan on näissäkin tapauksissa ollut ainakin kannattaminen ja tavanomaisesti jopa melkoinen innostus. Kun työntekijät itse esittävät ehdotuksiaan tehtävistä, tavoitteista, ratkaisuista, muutoksista, uudistuksista ja kehittämisestä, he ovat jo valmiiksi motivoituneet, sitoutuneet ja innostuneet niistä.
Kuunteleminen on myös yksi arvostamisen ja arvostuksen osoittamisen tärkeimmistä keinosta. Kehityskeskustelututkimuksessa, jossa henkilöstö arvioi oman esimiehensä kanssa käymiään kehityskeskusteluja (n=2329), esimiehet, jotka henkilöstön mielestä arvostivat työntekijöitään, saivat henkilöstöltä merkittävästi muita parempia arvioita erityisesti seuraavista toimintatavoista
- Keskustelutilanteessa esimieheni kuunteli minua
- Päätöksiä tehtäessä esimieheni otti minun näkemykseni huomioon
- Esimieheni oli kiinnostunut keskustelemaan myös minulle tärkeistä asioista
- Esimieheni kanssa uskaltaa ottaa myös ongelmat esille
- Esimies oli kiinnostunut minusta myös ihmisenä
- Minun oli helppo tuoda omat ideat ja ehdotukset esiin keskustelun aikana
- Keskusteluilmapiiri oli avoin
- Kokonaisuutena viimeksi käymämme kehityskeskustelu oli onnistunut.
Kuuntelemisen laatua voi parantaa yksinkertaisesti ja helposti esimerkiksi käyttämällä ilmaisuja ”Ymmärsinkö oikein, että” ja ”Tarkoititko, että” ja kuvailemalla että-sanan jälkeen omin sanoin kuultuja asioita. Näiden kysymysten käyttöä voi ”harjoitella” kaikenlaisissa keskusteluissa ja vuorovaikutustilanteissa. Voit vaikkapa seuraavassa keskustelussa kokeilla, miten näiden kysymysten käyttö vaikuttaa keskustelukumppaniisi ja keskustelun kulkuun. Siihen, miltä näiden kysymysten käyttö puhujasta tuntuu, voi päästä tutustumaan esimerkiksi pyytämällä kollegaa kuuntelemaan sinua ja käyttämään näitä kysymyksiä vaikkapa vain viiden minuutin ajan.
Miten vuorovaikutus on toiminut käymissäsi kehityskeskusteluissa? Onko esimies kuunnellut riittävästi? Onko työntekijä esittänyt omia näkemyksiään, ideoitaan, tavoitteitaan, suunnitelmiaan ja toiveitaan riittävästi? Miten kuuntelemisen ja asioiden esittämisen laatu ja määrä ovat vaikuttaneet kehityskeskustelun onnistumiseen? Miten kuuntelemista ja asioiden esittämistä kannattaa parantaa seuraavalla kerralla?
Ei kommentteja:
Lähetä kommentti