maanantai 8. lokakuuta 2012

Kehityskeskustelulomake - erinomainen apuväline vai byrokraattinen pakkopaita?

Kehityskeskustelun asialistaa, sisältörunkoa tai lomaketta tarvitaan erityisesti  valmistautumiseen ja keskustelun ohjaamiseen niin, että keskustelussa puhutaan oikeista asioista oikealla tavalla. Asialistan perustana ovat kehityskeskustelun tarkoitus ja tavoitteet.

Kehityskeskustelun onnistumisen kannalta on tärkeää, että sekä esimies että työntekijä tuntevat käytettävän asialistan tai lomakkeen omakseen.  Jos lomakkeessa on käsitteitä tai ilmaisuja, joita jompikumpi ei oikein ymmärrä, ollaan heti alusta lähtien menossa vikasuuntaan. Samanlainen vaikutus on sillä, että asialistassa tai lomakkeessa on asioita, jotka eivät kuulu työntekijän työhön tai rooliin. Se, että sanotaan, että ne voidaan jättää väliin tai ohittaa, ei paljon auta. Vahinko on jo tapahtunut.  Ensimmäinen reaktio asialistaan tai lomakkeeseen on ollut negatiivinen ja se leimaa koko kehityskeskusteluprosessia alusta lähtien – pahimmillaan jopa seuraavillakin kerroilla. Ei tunnu motivoivalta valmistautua sellaisen asialistan tai lomakkeen avulla, jota ei oikein ymmärrä, tai jossa on asioita, jotka eivät liity omaan työhön. Arvostuksen kokemus on tästä kaukana.

Ihanteellinen ratkaisu olisi, jos esimies yhdessä ryhmänsä kanssa suunnittelisi käytettävän asialistan tai lomakkeen yhdessä. Suunnittelussa voidaan joko lähteä liikkeelle puhtaalta pöydältä kehityskeskustelujen tarkoituksesta ja tavoitteista tai käyttää apuna yleisiä tai organisaatiokohtaisia kehityskeskustelujen sisältörunkoja tai lomakkeita. Jos käytetään organisaation yhteistä kehityskeskustelulomaketta sellaisenaan, on se käytävä ryhmän kanssa keskustellen läpi vähintäänkin niin, että  kaikille on selvää, mitä eri kohdat tarkoittavat, miksi ne ovat mukana, miten niihin valmistaudutaan ja miten niitä käsitellään keskustelussa.

Yksinkertaisimmillaan kehityskeskustelun asialista  voi olla luettelo kehityskeskustelun pääkohdista tai teemoista. Aikaisemmin esiteltyjen kehityskeskustelun välittömien tavoitteiden pohjalta keskustelun sisältörunko vois olla esimerkiksi seuraava

- Menneen kauden tulokset, muusuoriutuminen sekä kokemukset ja niistä oppiminen
- Työtilanne, resurssit  ja muut toimintaedellytykset ja niiden kehittäminen
- Tulevan kauden tehtävät, tavoitteet, toimintasuunnitelmat
- Työtä ja tehtäviä koskevat pidemmän tähtäimen suunnitelmat
- Osaaminen ja sen kehittäminen
- Ryhmän/työyhteisön toimivuus ja sen kehittäminen
- Esimiehen johtamistapa ja keskinäinen yhteistyö
- Muut mahdolliset teemat
- Yhteenveto sovituista asioista ja seurantasuunnitelma
- Keskustelun arviointi

Karkeaa keskustelurunkoa käytettäessä on varmistettava, että kaikki tietävät riittävän hyvin, mitä kunkin pääkohdan puitteissa on tarkoitus käsitellä. Valmistautumista ja keskustelun ohjausta helpottamaan pääkohtien alle voidaan koota vaikkapa ranskalaisin viivoin tarkentavia alakohtia. Alakohtien ilmaiseminen kysymysmuodossa auttaa valmistautumaan ja kertomaan asioista keskustelutilanteessa vastaamalla näihin kysymyksiin. Esimies voi käyttää samoja kysymyksiä ohjatessaan keskustelun kulkua ja auttaessaan kysymyksiä esittämällä henkilöä kertomaan asioista.

Organisaatioiden yhteisiä kehityskeskustelulomakkeita on vähintään yhtä monta erilaista kuin on organisaatioitakin. Yhtä oikeaa ei ole olemassakaan. Ei ole myöskään yhtään isompaa organisaatiota, jossa kaikki olisivat tyytyväisiä yhteiseen lomakkeeseen. Organisaatioiden kehityskeskusteluohjeissa on yleistynyt maininta, että niissä eitettyä keskustelumallia ja lomaketta ei tarvitse käyttää sellaisenaan, vaan ryhmät voivat soveltaa niitä omaan tilanteeseensa sopiviksi. Soveltaminen jää kuitenkin usein tekemättä. On helpompaa lähteä käymään kehityskeskustelua annetun allin mukaisesti, vaikka se ei oikein sopivalta tuntusikaan. Soveltaminen tuo lisäksi mukanaan vastuun. Kun on itse muokannut kehityskeskustelun toteutustavan, on vastuu sen toimivuudesta siirtynyt muokkaajille. Yhteistä mallia sellaisenaan käytettäessä on helppo syyttää mallia ja sen tekijöitä mallin, lomakkeen ja kehityskeskustelujen toimimattomuudesta.

Kysymyksiä pohdittavaksia

Mitä mieltä olet asialistasta, rungosta tai lomakkeesta, jota käytettään sinun kanssasi käytävissä kehityskeskusteluissa? Tuntuuko se molemmista keskustelijoista hyvältä ja hyödylliseltä. Mikä siinä on erityisen hyvää? Onko sen avulla helppo valmistautua kehityskeskusteluun? Ohjaako se keskustelemaan oikeista asioista? Auttaako se hyvän pohjan keskustelulle? Onko siinä jotain turhaa tai epäselvää? Puuttuuko siitä jotain? Miten kehityskeskustelun sisältörunkoa tai lomaketta kannattaisi parantaa seuraavalla kerralla?

Ei kommentteja:

Lähetä kommentti