Kehityskeskustelu kannattaa käydä vain, jos molemmat ovat hyvin valmistautuneita.

Työntekijän valmistautuminen vaikuttaa ratkaisevasti kehityskeskustelun onnistumisen. Pelkästään työntekijän valmistautuminen ei kuitenkaan riitä, sillä molempien valmistautuminen on kehityskeskustelun tarkoituksen ja tavoitteiden saavuttamisen kannalta yhtä tärkeää. Esimiehen on valmistauduttava vähintään yhtä hyvin kuin työntekijänkin. Esimiehen valmistautumiseen liittyy kuitenkin paradoksi, sillä mitä paremmin esimies valmistautuu, sitä suurempi riski hänellä on saada kehityskeskustelu epäonnistumaan. Esimiehen onkin hyvä  tiedostaa tämä riski ja tarvittaessa tietoisesti ohjattava omaa toimintaansa keskustelun aikana niin, että hyvän valmistautumisen mukanaan tuoma riski vältetään. Esimiehen valmistautumisesta ei kuitenkaan pidä tinkiä tippaakaan, sillä huono valmistautuminen on yksi suurimmista kehityskeskustelun epäonnistumisia aiheuttavista tekijöistä.

Valmistautuessaan kehityskeskusteluun esimies pohtii työntekijän toimintaa, suoriutumista, tavoitteiden saavuttamista, tuloksia, osaamista, oppimista, työtilannetta, toimintaedellytyksiä, onnistumisia, epäonnistumisia, kehittämistarpeita, toimintaa ryhmässä, yhteistyötä, motivaatiota, sitoutumista ja potentiaalia kehityskeskustelun tarkoituksen, tavoitteiden ja sisältörungon mukaisista näkökulmista. Valmistautumisen aikana esimiehen mieleen tulee näkemyksiä, ideoita, ehdotuksia, toivomuksia, suosituksia ja vaatimuksia, jotka hän haluaa kertoa työntekijälle. Hyvän valmistautumisen ansiosta esimiehellä on siten paljon sanottavaa. Ellei esimies tällöin pidä keskustelutilanteessa varaansa, kehityskeskustelusta tulee pahimmillaan esimiehen yksinpuhelu, vaikka ensisijaisesti työntekijän pitäisi kertoa asioista omalta kannaltaan. Tilannetta pahentaa, jos esimies on ulospäin suuntautunut, sanavalmis, aktiivinen ja vaikuttamishaluinen tai työntekijä on varovainen, harkitseva, pohdiskeleva ja tottumaton asioidensa esittelijä.

Työntekijä valmistautuu samalla tavoin keräten tarvittavia tietoja ja pohtien asioita omalta kannaltaan niin, että pystyy kertomaan niistä oman käsityksensä kehityskeskustelussa. Mitä paremmin työntekijä valmistautuu sitä enemmän myös hänellä on omaa työtään, työtilannettaan, suoriutumistaan ja kehittymistään koskevia näkemyksiä, toivomuksia, ehdotuksia, suunnitelmia ja ideoita, joista hän haluaa kertoa esimiehelleen. Jos esimies malttaa sitten omasta valmistautumisestaan huolimatta kuunnella ja auttaa sopivasti kysymysten avulla, on hyvät mahdollisuudet siihen, että työntekijä on kehityskeskustelussa pääroolissa.

Valmistautumisessa käytetään apuna kehityskeskustelun välittömiä tavoitteita ja sisältörunkoa. Sekä esimies että työntekijä valmistautuvat pohtimalla, mikä on minun näkemykseni kehityskeskustelun tavoitteiden mukaisista asioista ja miten esittämällä saan sen kerrottua riittävän hyvin keskustelukumppanilleni.  Kun molempien näkemykset ovat keskustelijoiden tiedossa, on kehityskeskustelussa hyvät lähtökohdat yhteisten näkemysten muodostamiselle, päätöksenteolle ja sopimiselle.

Muistiinpanojen tekeminen valmistautumisen yhteydessä on suositeltavaa. Yksinkertainen tapa on tehdä itselleen vaikkapa ranskalaisten viivojen avulla muistilista esille otettavista asioista. Sisältörungon tai  lomakkeen avulla voi tehdä vähän tarkemman muistilistan jokaiselle sisältörungon mukaiselle pääkohdalle.

Mikäli kehityskeskustelun alkaessa tulee esiin, että jompikumpi keskustelijoista ei ole viitsinyt tai ennättänyt valmistautua,  niin kehityskeskustelua ei kannattaisi silloin jatkaa yhtään pidemmälle. Suositeltavaa olisi tällöin todeta valmistautumisen puutteet, sopia keskustelulle uusi aika ja sopia, että silloin kehityskeskusteluun tullaan valmistautuneina. Jos työntekijä kuitenkin on yrittänyt valmistautua, mutta osaamisen, kokemuksen tai opastuksen puutteista johtuen valmistautuminen on puutteellista, kehityskeskustelu käydään puutteellisesta valmistautumisesta huolimatta. Keskustelun päätteeksi on tällöin tärkeää käydä läpi. miten keskusteluun olisi kannattanut valmistautua ja miten valmistautuminen kannattaa tehdä seuraavalla kerralla.

Kysymyksiä pohdittavaksi

Miten hyvin sinä ja keskustelukumppanisi olitte valmistautuneet viimeksi käytyyn kehityskeskusteluun? Mihin asioihin oli valmistauduttu hyvin? Miltä osin valmistautuminen oli puutteellista? Miten valmistautumisen laatu tai sen puutteet vaikuttivat keskusteluun ja sen hyödyllisyyteen? Miten viimeksi käytyyn kehityskeskusteluun olisi kannattanut valmistautua? Minkälaiset ohjeet valmistautumisesta olivat käytettävissä ennen kehityskeskusteluja? Miten henkilöstön kanssa sovittiin valmistautumisesta? Miten valmistautumista kannattaisi parantaa seuraavalla kerralla?